Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesen - eine Erfolgsgeschichte aus Süddeutschland

Im vergangenen Oktober fand die SSON Jahreskonferenz in Berlin statt, bei der die Greenlight Consulting GmbH als Aussteller und Anbieter von Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesen vertreten war. Das Besondere daran: Greenlight Consulting war der einzige Outsourcing-Dienstleister, der sein Accounting-Center in Deutschland betreibt und somit Services "Made in Germany" anbietet.

Greenlights besondere Marktstellung fand Frau Rita Thies so interessant, dass sie von dieser deutschen Erfolgsstory und dem Markt im Bereich Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesen berichten wollte. Rita Thies hat sich in den letzten Jahren sehr intensiv mit den Themen "Finance Transformation", "Shared Services" und "BPO" auseinandergesetzt. Als internationaler Finance Director eines europäischen ITK-Unternehmens lernte sie die aktuellen Trends in der Finanzfunktion aus erster Hand kennen. Als "Vice President Process & Quality" war sie für die Optimierung eines globalen Shared Service Centers verantwortlich. Hier ist ihr Bericht:

 

Rita Thies hat sich in den letzten Jahren sehr intensiv mit den Themen „Finance Transformation", „Shared Services" und „BPO" auseinandergesetzt. Als internationaler Finance Director eines europäischen ITK Unternehmens lernte sie die aktuellen Trends in der Finanzfunktion aus erster Hand kennen. Als Vice President Process & Quality war sie für die Optimierung eines globalen Shared Service Centers verantwortlich.

Deutscher Standort für Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesen

Letztes Jahr besuchte ich die deutsche SSON Jahreskonferenz in Berlin. Dabei kam ich mit dem Beratungsunternehmen Greenlight Consulting GmbH in Kontakt, das aufgrund der Nachfrage seiner Kunden einen Geschäftsbereich für Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesenaufgebaut hatte. Das Besondere daran: Der Standort für diese Outsourcing-Einheit liegt nicht etwa in einem der typischen Nearshoring-Länder in Osteuropa, sondern in Garching bei München. Greenlight Consulting wählte sehr bewusst den Standort Deutschland für sein Accounting Center, obwohl es auf diese Weise nicht die Kostenvorteile der Mitbewerber mit Einheiten in typischen Offshoring- oder Nearshoring-Ländern bieten kann.

Flexibilität und schnelle Kommunikation

Der Kostenvorteil sei allerdings nicht der Haupttreiber der Kunden, die typischerweise dem gehobenen Mittelstand angehören. Vielmehr stünden andere Aspekte im Vordergrund: die flexible Verfügbarkeit von qualifizierten Fachkräften im Finanz- und Rechnungswesen, die Nähe des Outsourcing-Partners zu den Betriebsstätten der Kunden, die problemlose Kommunikation in der eigenen Sprache und im eigenen kulturellen Umfeld und letztendlich auch die Fähigkeit des Providers, flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Sogar für ihre Standorte im Ausland nehmen die Mittelstandsunternehmen die Leistungen des deutschen Outsourcing-Providers Greenlight Consulting in Anspruch. So werden die Prozesse des Rechnungswesens weltweit von einem zentralen Standort in Deutschland gesteuert. Der Outsourcing Provider kann hierfür auf ein Netzwerk von lokalen Experten im Ausland zurückgreifen, wann immer dies notwendig oder rechtlich zwingend erforderlich ist.

Während meiner beruflichen Laufbahn habe ich die Erfahrung gemacht, dass bei Outsourcing- oder Shared-Service-Center-Organisationen meistens das Thema Labour Arbitrage, also Kostensenkung durch ein geringeres Lohn- und Gehaltsniveau, der ausschlaggebende Treiber war. Umso mehr überraschte es mich, dass sich Unternehmen bewusst für einen Anbieter mit einem Accounting Center in Deutschland entscheiden. Es stellt sich die Frage, ob der Erfolg dieses noch jungen Unternehmens ein Einzelfall ist oder eventuell der Beginn einer neuen Entwicklung.

Große Chancen für Outsourcing-Dienstleister

Nach Meinung von Experten ist Deutschland einer der größten Wachstumsmärkte für die Business-Process-Outsourcing-Industrie. In einer kürzlich veröffentlichten Studie mit dem Titel "Business Services in Germany" durch die Germany Trade & Invest (Gesellschaft der Bundesrepublik Deutschland für Außenwirtschaft und Standortmarketing) las ich, dass der Outsourcing-Markt in Deutschland in den nächsten Jahren voraussichtlich mit über zehn Prozent im Jahr wachsen wird. Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sind die Bereiche, die dieses Wachstum bestimmen werden. Gemäß GTAI-Studie wird der Outsourcing-Markt für Finanz- und Rechnungswesen bis 2017 auf 622 Millionen Euro wachsen. Dies entspricht nahezu einer Verdoppelung seit dem Jahr 2012. Offensichtlich gibt es also große Chancen für neue Dienstleister in diesem Markt.

Allerdings sind in Deutschland viele Führungskräfte noch sehr zurückhaltend in ihren Überlegungen und Plänen. Nach einer Studie von Finance-Research in Zusammenarbeit mit HP haben bisher nur 23 Prozent aller Umfrageteilnehmer (189 CFOs in Firmen mit mehr als 100 Millionen Euro Umsatz) selektiv Finanzprozesse ausgelagert. Immerhin gaben 34 Prozent dieser CFOs an, in den nächsten drei Jahren Prozesse auslagern zu wollen. Mittelstand und Großunternehmen unterscheiden sich deutlich in Akzeptanz und Umsetzung von Outsourcing- oder Shared-Service-Konzepten.

Das Potenzial des Mittelstands

Die meisten Großunternehmen haben in den vergangenen 15 Jahren Shared-Service-Center-Strukturen aufgebaut. Überwiegend handelt es sich dabei um multifunktionale Center mit Standorten in Deutschland und im Ausland. In Abhängigkeit vom Reifegrad der Prozesse und der Organisation dieser Center haben einige Unternehmen bereits den nächsten Schritt vollzogen und die Verantwortung komplett an namhafte Outsourcing Provider übertragen. Ganz anders sieht die Situation im deutschen Mittelstand aus. Das Segment des gehobenen Mittelstands könnte besonders interessant für Outsourcing-Ansätze sein. Tatsächlich sieht auch die GTAI hier das größte Potential. Der Mittelstand erwirtschaftet insgesamt 39 Prozent aller Unternehmensumsätze und beschäftigt 29 Prozent aller Mitarbeiter in Deutschland. Viele dieser Firmen sind Weltmarktführer in ihrer Branche, bekannt als sogenannte Hidden-Champions. Typisch ist auch, dass viele Mittelstandsunternehmen noch im Familienbesitz sind. Eine weitere Besonderheit ist ihre häufig sehr dezentrale Aufstellung mit in der Regel mehreren Standorten in Deutschland und im Ausland.

Die großen Outsourcing-Provider sehen im Mittelstand eine zunehmend wichtige Kundengruppe. Allerdings ist auch bei diesen Unternehmen im Vergleich zum europäischen Ausland und den USA die Akzeptanz von Shared Services / Outsourcing-Ansätzen eher verhalten. Finance Research ermittelte, dass deutsche CFOs ihre Finanzbereiche noch immer räumlich in ihrer Nähe haben wollen und auf keinen Fall bereit sind, die unmittelbare Kontrolle aufzugeben. Sofern sich ein mittelständisches Unternehmen dazu entschließt, ein Shared Service Center aufzubauen, wird es in der Regel in der Nähe der eigenen Unternehmenszentrale oder in Regionen innerhalb Deutschlands mit niedrigen Infrastrukturkosten und moderaten Lohn- und Gehaltskosten errichtet. Nearshoring im Ausland hat in den letzten Jahren an Attraktivität verloren, da Deutschland seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich verbessert hat.

Der durchschnittliche Anstieg der Lohnkosten in den letzten zehn Jahren lag bei 1,6 Prozent pro Jahr. Dies entspricht der niedrigsten Steigerung innerhalb der EU. Im Vergleich dazu haben einige der typischen Nearshoring-Länder wie Ungarn, Polen und Tschechien im gleichen Zeitraum ihre Kosten um sechs bis sieben Prozent im Jahr erhöht. Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung des Mittelstands im Hinblick auf Outsourcing mag darin liegen, dass die Unternehmer sich ihrer gesellschaftlichen und sozialen Verantwortung sehr bewusst sind. Viele Familienunternehmen sind in ihrer Gegend tief verwurzelt und spielen eine wichtige Rolle in der Schaffung von Arbeitsplätzen in ländlichen Gegenden oder deutschen Kleinstädten. Grundsätzlich ist Outsourcing nicht für jedes Unternehmen sinnvoll.

Einsparungen durch Skaleneffekte erfordern Mindestmengen an Transaktionen. Stehen andere Gründe im Vordergrund (zum Beispiel Qualität der Leistung oder Know-how), könnten allerdings auch schon kleinere Unternehmen von Outsourcing profitieren. Finance Research / HP befragte CFOs über ihre Outsourcing-Pläne für die Zukunft. 34 Prozent sagten, dass sie Outsourcing in den nächsten drei Jahren planen - jedoch mit klarem Fokus auf standardisierten Transaktionen, die keinen Wettbewerbsvorteil für ihr Unternehmen darstellen. Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, die hierfür infrage kommen, sind laut Umfrage: Accounts Payables, Accounts Receivables, Credit & Collection und General Accounting.

Argumente für das Outsourcing

Unternehmen sehen Outsourcing nicht als Alternative zur Prozessoptimierung. Die meisten CFOs standardisieren und verbessern ihre Prozesse, noch bevor sie outsourcen. Sie befürchten ansonsten hohe Zusatzkosten durch den Outsourcing Provider. Kostenreduzierung ist nicht länger der einzige Grund für Outsourcing, so scheint es. Einige der CFOs gaben an, dass sie keine oder nur geringe Kostenreduzierungen erwarten. Als wesentlich wichtigere Argumente für das Outsourcing werden Flexibilität, Stabilität der Prozesse und die Verbesserung der Qualität gesehen. Eine Reihe von weiteren Entwicklungen könnte CFOs zukünftig vom Outsourcing überzeugen:

  • Nach der Verlagerung / Auslagerung von Produktionsbereichen müssen sich die Führungskräfte der kaufmännischen Bereiche zunehmend die Frage gefallen lassen, warum diese Ansätze für ihre Funktionen nicht ebenfalls möglich sind.
  • Investitionen in IT könnten durch Outsourcing vermieden und auf den Outsourcing Provider verlagert werden.
  • CFOs sind zunehmend in der Verbesserung der Unternehmensperformance gefordert. Outsourcing von Massenprozessen im Finanzbereich könnte die zeitlichen Freiräume hierfür schaffen.
  • Die zunehmende Knappheit von qualifizierten Arbeitskräften in Deutschland macht sich mittlerweile auch im Finanz- und Rechnungswesen deutlich bemerkbar.
  • Outsourcing-Projekte haben durch Einsatz von Cloud-/Internet-basierten IT-Lösungen deutlich an Komplexität verloren.

Generell leben wir heute in einem Zeitalter der Hyperspezialisierung: Prozesse werden zunehmend standardisiert und in Arbeitseinheiten unterteilt, die einem Netzwerk an Spezialisten in aller Welt flexibel zugewiesen werden können. Zeitgemäße und leistungsfähige IT-Infrastruktur und -Applikationen haben diese Form der Arbeitsteilung ermöglicht. Dabei wird es immer weniger eine Rolle spielen, ob die Spezialisten dem eigenen Unternehmen angehören oder einem Outsourcing-Provider, ob sie in räumlicher Nähe sind oder an einem entfernten Ort. Dieser generelle Trend ist nicht aufzuhalten und wird zunehmend auch die Arbeitswelt im Finanz- und Rechnungswesen verändern.

Obgleich die Skepsis der deutschen CFOs immer noch groß ist, scheint es den Anbietern von Outsourcing-Leistungen im Finanz- und Rechnungswesen zunehmend zu gelingen, Kunden mit dem richtigen Konzept zu überzeugen. Eine hohe Qualität der Dienstleistung, gepaart mit der Kompetenz, Kunden zu beraten, die räumliche Nähe zum Kunden und die Bereitschaft, sich flexibel an die Prozesse anzupassen, scheinen im Fall Greenlight Consulting die richtigen Zutaten für ein Erfolgsrezept gewesen zu sein.